SO 37301 гэж юу вэ?

ISO 37301:2021 нь комплаенсын удирдлагын тогтолцооны шаардлагыг тодорхойлсон олон улсын стандарт бөгөөд өмнөх ISO 19600:2014 зөвлөмжийн стандартыг орлосон. Энэ нь баталгаажуулах (сертификатжуулах) боломжтой. Байгууллага хууль тогтоомж, зохицуулагчийн шаардлага, гэрээгээр хүлээсэн хариуцлага, сайн дурын дүрмүүдийг хэрэгжүүлэх тогтолцоог нэг дараалалтай, баримтжуулан байгуулахад туслана.

Стандарт нь ISO-гийн дундын бүтэцтэй (ISO 27001, ISO 9001 зэргэгтэй ижил дараалалтай) тул одоо буй бусад удирдлагын тогтолцоотой нэгтгэхэд халбартай.

1. Бэлтгэл үе

Удирдлагын дэмжлэг, баг томилох, хүрээ, зорилтыг тодорхойлох.

Амжилт нь удирдлагаас эхлэнэ. ТУЗ ба гүйцэтгэх удирдлага комплаенсыг дэмжиж, тогтолцооны зорилтыг батлана. Энэ үед:

• Комплаенсын хариуцсан албан тушаалтан болон ажиллах багийг томилно.
• Тогтолцооны хамрах хүрээг заана: ямар салбар, хамтрагч, үйл ажиллагаа хамрах вэ.
• Зорилтоо тодорхойлно (жишээ нь: хуулийн зөрчлийг бууруулах, ажилтны ойлголтыг дээшлүүлэх).

Стандартын холбоотой хэсэг: байгууллагын орчин ба удирдлага (4, 5-р зүйл).

2. Одоогийн байдлыг үнэлэх

Одоо байгаа комплаенсын тогтолцоо, эрсдэл, зөрүүгийн дүн шинжилгээ хийх.

Эхлэхээс өмнө “бид одоо хаана байна” гэдгийг ойлгох хэрэгтэй.

• Хууль тогтоомж, зохицуулагчид, гэрээгээр хүлээсэн хариуцлагыг нэг бүртгэлд (комплаенсын үүргийн бүртгэл) цуглуулна.
• Одоо буй бодлого, журмыг шалгана.
• Комплаенсын эрсдэлийг тодорхойлж, үнэлнэ (хүлээсэн үүргээ биелүүлэхгүй бол ямар эрсдэл гарах вэ).
• Зөрүүгийн шинжилгээ хийж, одоогийн байдал ба стандартын шаардлагын хооронд ямар дутагдал байгааг тодорхойлно.

Стандартын холбоотой хэсэг: орчин, хүлээсэн үүрэг, комплаенсын эрсдэлийн үнэлгээ (4.1–4.6).

3. Төлөвлөгөө боловсруулах

Стандартын шаардлагад нийцсэн үйл ажиллагаа, хариуцлага, хугацаа тодорхойлох.

Зөрүүгийн шинжилгээнээс гарсан дүгнэлтийг төлөвлөгөө болгон хөрвүүлнэ:

• Эрсдэлийг бууруулах, зөрүүг арилгах үйл ажиллагаануудыг жагсаана.
• Үйл ажиллагаа бүрт хариуцагч, хугацаа, нөөцийг тодорхойлно.
• Комплаенсын зорилтуудыг хэмжих аргыг бичнэ.

Стандартын холбоотой хэсэг: төлөвлөлт (6-р зүйл).

4. Системийг хэрэгжүүлэх

Бодлого, журам, процесс, хяналтын арга хэмжээ нэвтрүүлэх.

Төлөвлөгөө бодит ажилд нэвтэрдэг үе энэ.

• Комплаенсын бодлого, журам, үүрэг хариуцлагыг батлуулж, ажилтнуудад мэдэгдэнэ.
• Хяналтын арга хэмжээг бизнесийн процесст оруулна.
• Ажилтнуудад сургалт зохион байгуулж, зөрчлийн таалаар мэдээлэх арга (шүгэл үлээх механизм) бий болгоно.

Стандартын холбоотой хэсэг: дэмжлэг ба үйл ажиллагаа (7, 8-р зүйл).

5. Хяналт, үнэлгээ хийх

Гүйцэтгэлийг хэмжих, дотоод хяналт, дотоод аудитыг хэрэгжүүлэх.

Нэвтрүүлсэн тогтолцоо ажиллаж буй эсэхийг тоон буюу баталгаатай аргаар шалгана.

• Комплаенсын үзүүлэлтүүдийг тогтоож хянана (жишээ нь: мэдэгдсэн зөрчил, сургалтад хамрагдсан ажилтны хувь).
• Дотоод хяналтыг тогтмол хийнэ.
• Дотоод аудит хийж, тогтолцоо стандартад нийцэж, үрдүтэй хэрэгжиж буй эсэхийг шалгана.
• Удирдлага тогтмол хугацаанд үр дүнг хянаж хэлэлцэнэ (удирдлагын хяналт).

Стандартын холбоотой хэсэг: гүйцэтгэлийн үнэлгээ (9-р зүйл).

6. Тасралтгүй сайжруулах

Илэрсэн зөрчил, дүн шинжилгээнд үндэслэн сайжруулалтын арга хэмжээ авах.

Алдаа гарахгүй байх бус, алдаагаа ойлгож засдаг байх нь чухал.

• Илэрсэн үл нийцлийг бүртгэж, шалтгааныг нь олно.
• Засах арга хэмжээ, хариуцагч, хугацааг тодорхойлно.
• Дахин давтагдахгүй эсэхийг шалгаж, тогтолцоог шинэчлэнэ.

Стандартын холбоотой хэсэг: сайжруулалт (10-р зүйл).

7. Баталгаажуулж, тогтвортой байлгах

Тогтолцоог албан ёсоор баталгаажуулж, үр дүнг тогтмол хянах.

Хэрэв байгууллага сертификат авахаар шийдвэл гадаад аудитын байгууллагын баталгаажуулалтын аудитыг хийлгэнэ. Хэрэв өөрсдийн дахь тогтолцоог албан байдалд оруулах гэж байгаа бол дотоод баталгаажуулалт буюу удирдлагын шийдвэрээр албажуулна. Гол нь:

• Тогтолцоо албан ёсны тэмдэглэл, баталгаатай байна.
• Үр дүнг тогтмол (жил бүр) хянаж, шаардлагатай бол тогтолцоог шинэчлэнэ.
• Комплаенс нь хоёрдогч ажил бус, байгууллагын соёлын хэсэг болно.

Нийтлэг алдаанууд

• Удирдлагын дэмжлэггүйгээр эхлэх. Комплаенс нь зөвхөн мэргэжилтний ажил болж хувирдаг.
• Баримт бичиг байхад бодит ажилд нэвтэрдэггүй. Бодлого бичсэнтэй хамт ажилтнуудад ойлгуулахыг алгасдаг.
• Зөрүүгийн шинжилгээгүйгээр нэвтрүүлэх. Тэгэхэд байгууллагын бодит дутагдал алдагдана.
• Дотоод аудитыг орхих.

Танай байгууллагад ямар алхамаас эхлэх вэ?

Хугацаа ба хөрөнгө оруулалт нь байгууллагын хэмжээ, цаанаас одоо буй тогтолцооны бэлэн байдлаас хамаарна. Хамгийн сайн эхлэл нь зөрүүгийн шинжилгээ (2-р алхам) хийж, одоогийн байдлыг тодорхойлох юм. Дараа нь өөрийн байгууллагад хамгийн тохирох хугацаа, хөрөнгийн төлөвлөгөөг гаргаж болно. 

Манай ISO 37301 болон ISO 37001 стандартын тэргүүлэх аудитор зөвлөхүүд таныг зөрүүгийн шинжилгээнээс баталгаажуулалтын бэлтгэл хүртэл дэмжинэ.